Құжаттардың сақталуы мен есепке алуын қамтамасыз ету курстық жұмыс
Мазмұны:
І. Кіріспе ....................... 4 – 5
ІІ. Негізгі бөлім ........................ 6
2.1. Құжаттарды сақтау ....................... –
2.1.1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету ....... 6 – 11
2.1.2. Құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына келтіру .......................
12 – 14
2.1.3. Құжаттарды сақтау құралдары және оларды орналастыру ... 15 – 16
2.1.4. Құжаттарды сақату режімі, шағынфильмдеу ............. 17 – 18
2.1.5. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік тәжірибелері .............................
19 – 24
2.2. Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету ................. 25
2.2.1. Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар құрамы .....................
25 – 26
2.2.2. Мұрағатық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі ұстанымдары ...............
27 – 32
2.2.3. Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау .................
33 – 37
2.3. Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталуы мен есепке алынуын қамтамасыз ету ....................
38 – 40
2.4.Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақтауға құжаттарды оперативтік сақтауға байланысты ұстанымдар ..................
41 – 45
ІІІ. Қорытынды ........................ 46
Қосымшалар ............................. 47 – 51
Пайдаланылған әдебиеттер ................ 52
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Жұмыс көлемі: 50 бет
Пәні: Соңғы қосылған курстық жұмыстар
-----------------------------------------------------------------------------------
КУРСТЫҚ ЖҰМЫСТЫҢ ҚЫСҚАРТЫЛҒАН МӘТІНІ
Мазмұны:
І. Кіріспе ....................... 4 – 5
ІІ. Негізгі бөлім ........................ 6
2.1. Құжаттарды сақтау ....................... –
2.1.1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету ....... 6 – 11
2.1.2. Құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына келтіру
12 – 14
2.1.3. Құжаттарды сақтау құралдары және оларды орналастыру ... 15
2.1.4. Құжаттарды сақату режімі, шағынфильмдеу ............. 17 – 18
2.1.5. Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік тәжірибелері .............................
19 – 24
2.2. Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету ................. 25
2.2.1. Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар
25 – 26
2.2.2. Мұрағатық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі
27 – 32
2.2.3. Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау
33 – 37
2.3. Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталуы мен есепке алынуын қамтамасыз
38 – 40
2.4.Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақтауға
41 – 45
ІІІ. Қорытынды ........................ 46
Қосымшалар ............................. 47 – 51
Пайдаланылған әдебиеттер ................ 52
Кіріспе
Қазіргі кезде ақпараттарды сақтау үшін мұрағаттардың атқаратын рөлі қаншалықты
Мұрағаттардың міндеті – мемлекет пен оның институттарын ретроспективалық деректі
Құжаттарды сақтау мәселесі мұрағат қоймасынан басталады деп есептейміз. Шын
Екінші фактор құжаттардың қалай сақталуына: температуралық ылғалдылық режиміне, ауаны
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл
Осы тақырыптарға байланысты маған берілген курстық жұмысымды кіріспе, негізгі
Менің курстық жұмысымның мақсаты – мемлекеттік, ведомстволық және Ұлттық
Курстық жұмысымды орындау барысында ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері,
2.1. Құжаттарды сақтау
2.1.1. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті.
Қазіргі таңда мұрағаттардың ең маңызды функциясы Қазақстан Республикасының 1998
Мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы жөніндегі қазіргі түсінік
Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы бағдарламаларды да
сақтаудың нормативтік режимін қамтамасыз ету, құжаттарды рестраврациялау және консервациялау;
мұрағат қорларын сақтауға арналған материалдық – техникалық база;
құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу, құжаттарды пайдалану үшін
Қазіргі кезде мұрағат қорларының сақталуын қамтамасыз ету проблемасы туралы
құжаттарды сақтау, рестраврациялау және консервациялаудың нормативті режимдерін қамтамасыз ету;
мұрағат құжаттарын сақтауға арналған материалдық-техникалық базаның болуы;
құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу және пайдаланылатын құжаттардың
Қазіргі заманғы мұрағатты компьютерлік желілерсіз, ақпараттың электрондық негіздерінсіз, интернетсіз
Мұндағы мақсат «іс қағаздары» мәдениеті мен электрондық ақпараттық жүйелердің
Мұрағат мәдени мұраларымыздың өзіндік ерекше бір құрамы ғана емес,
Сондықтан, Қазақстанның үдемелі дамуын қамтамасыз ететін аса құнды ақпараттық
Мұрағат қызметінің негізгі бағыттарының бірі – құжаттардың сақталуын қамтамасыз
құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайын жасау;
құжаттарды қоймаларға (мұражайларға) тиісді, талапқа сай орналастыру;
қоймалардан істерді пайдаланруға беруді ұтымды ұйымдастыру;
құнды құжаттардың сақатндыру қорын құру;
құжаттардың физикалық және химиялық жағынан сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің оңтайлы жағдайын туғызу үшін арнайы
Мұрағаттардың бөлмелері төмендегі ретпен бөлінуі тиіс:
келіп түскен құжаттарды қабылдайтын және өңдейтін бөлме;
мұрағат қоймасы;
қызметкерлердің жұмыс орны;
оқу залы;
лабаратория (қалпына келтіру, микрофильмдеу, құжаттардың фотокөшірмесін жасауға арналған);
ғылыми-анықтамалық ақпараттар мен есептік құжаттарды орналастыруға арналған бөлме;
ғылыми-анықтамалық қор және қосалқ бөлмелер (келушілерді қабылдауға, күзет қызметі
Мұрағат қоймаларының бөлмелері құжаттардың сақтау мен тасымалдау құралдарымен жабдықталынады.
Барлық ақпарат тасымалдаушылар тозады, сол себепті мұратшылардың басты міндеті
Құжаттарды сақтау ортасын оңтайлы қамтамасыз ету факторларының бірі –
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудің жағдайын жасауда қорларды дұрыс орналастырудың
Істерді пайдалануға беруде үлгілік ережелерге сай белгіленген мерзімнің сақталуы
Жоспарлы түрде істердің түгелділігі мен жай-күйін тексеру сақтауды қамтамасыз
Сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса, онда оларды ескі тізімдерден,
Сақтау қоры – белгісіз бір жағдайларда құжаттардың түпнұсқасының жоғалмауының
Құжаттардың бүлінуіне әсер етеін бірнеше факторлар бар. Олар құжаттарды
Физикалық жағдайы нашар құжаттарды байқаған кезде қалпына келтіру жұмыстары
Қалпына келтіру жұмыстарын жүргізудің мақсаты – құжаттаң физикалық біртұтастығын
Айтылған жұмыс түрлерінің бәрін мұрағатшылар арнайы қондырғылармен, құралдармен жабдықталған
Ұйымдардың қызметі нәтижесінде шоғырланған құжаттардың маңызы мен құндылығы әр
Құжаттарды жедел түрде сақтауда техникалық құралдардың орны ерекше. Мұндай
Құжаттарды кейде тігінен сақтау үшін тумбаны, жазу үстелін, жәшіктерді
Құжаттарды бүгінгі күнгі тасығыштарға сақтау әдістік көрсеткішбойынша жүргізіледі. Бұл
Машинада оқылатын құжаттарды есептеу, сақтау және пайдалануды арнайы сақтау
Әрбір тасымалдаушыға есептік карточка жасалынады, оған код, тіркеу нөмірі,
2.1.2. Құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына келтіру
2002 жылы мұрағаттардағы мәтіндері өше бастаған құжатарды көшірмелеу жөнінде
Көшірме «мұрағат көшірмесі» деген мөртабан (штамп) куәлендырылады. Құжаттар
Құжаттық материалдар ұзақ уақыт бойы сақтаудан, содай-ақ мұрағат орындарында
Қалпына келтіру құжаттардың сақталуын қамтамасыз етудегі маңызды фактор болып
Күрделілігі әр түрлі деңгейдегі құжаттар, істер, карталар қалпына келтіріліп
Құжаттық материалдарды нақты қалпына келтіру жұмысы құжаттардың жай-күйін тексеріп,
Анықтама: Микрофотокөшірме жасау және қалпына келтіру орталық зертханасында
Мемлекеттік мұрағаттарда сақтаулы құжаттық материалдардың мәні көпшілікке мәлім. Қазақстан
2.1.3. Құжаттарды сақтайтын құралдар және оларды орналастыру.
Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждар,
Сақтау құралдары терезелі қабырғаларға перпендикуляр орналастырылады. Құжаттарды сақтайтын құралдарды
Сақтау құралдарын орналастыру мынадай нормаларға сәйкес жүзеге асырылады: олардың
Құжаттар сақтау құралдарының сөрелеріне стандартты мұрағат қораптарына, электрондық негіздер
2.1.4.Құжаттарды сақтау режімі, шағынфильмдеу
Құжаттарды сақтаудың оңтайлы жағдайларын қамтамасыз етуде температуралық-ылғалдылық пропорцияларға аса
Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін
1) қағаз негіздегі құжаттар үшін - температура +17 -
2) ақ-қара үлдірдегі құжаттар үшін - температура +15 о
3) түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін - температура +2
4) электрондық негіздегі құжаттар үшін - температура +15
Ауа райы реттелмейтін мұрағат қоймаларында ғимаратты тиімді тәсілдермен жылыту,
Температура мен ылғалдылық арнайы техникалық құралдар – термометр, психрометр,
Мұрағат қоймаларында шаңдардан арылту жұмыстары жүргізіледі. Ғылыми-техникалық өңдеу істерді
Құжаттарды сақтау жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режімдерді, соған сәйкес
Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе
Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын
Электрондық негіздегі құжаттар жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету ету жөніндегі шаралар кешенін жүзеге
Құжаттың сақталуын қамтамасыз етудегі үшінші – ең маңызды фактор
Қағаз негізіндегі құжаттарды шағынфильмдеу әлемдік тәжірибеде құжат ақпарттарын сақтаудығы
Шағынфильмдеу (микрофотокөшірмелеу) – айырықша құнды құжаттардың сақтық қорын жасау,
Сақтық қор ұсталмайтын, қол сұғылмайтын құжаттар жиынтығы болып табылады
Сақтық көшірмелердің кезектілік реті бірегей және айырықша құнды құжаттардың
Бірегей және айырықша құнды құжаттардың сақтық көшірмелерін жасау технологиялық
Мемлекеттік мұрағаттардың кинофотоқұжаттармен жұмыс жүргізудегі негізгі ережелерінде белгіленген классификацияға
Шағынфильмдеу қоймалардың көлемін орта есеппен 90%-ға қысқартуға мүмкіндік береді.
2.1.5. Құжат сақтауды қамтамасыз етудің әлемдік тәжірибелері
Құжат сақтауды қамтамасыз етудің екі тәсілі бар:
құжаттың өзін сақтауы;
құжаттың мазмұнын сақтау.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласы бойынша әлемдің тенденцияларға жасалған
Ақпарат ресурстарына қол жеткізілімнің еркінділігіне байланысты цифрлық ақпараттарға қол
Микрография. Бұл құжаттың ақпараттық жарық сезгіш үлдір материалдарға түпнұсқадан
Микрографияның цифрлаудан артықшылығы мына факторлардан да көрінеді:
◊ Микроформаларды, ақпараттардың баламалы негіздері ретінде, қажет болған жағдайда
◊ МИкрография саласындағы қолданыста жүрген халықаралық стандарттар әлемнің кез
◊ Микроформалар жасалуы, көбейтілуі, таратылуымен сақталуы жағынан тиімді.
◊ Микрофильмдер аз шығынмен жоғары тиімділікке қол жеткізуге мүмкіндік
◊ Микроформалар ұзақ сақталатын баламалы негіздердің қатарына жатады. Американдық
◊ Бейнелерді оптикалық дискіде сақтау 35 мм-лік үлдірде сақтағаннан
◊ Қазіргі кезде рынокта цифрлық ақпараттарды сақтаудың мұрағаттық сақтау
◊ Микрофильмдеу жұмыстарын жүргізуге арналған техникалық база іс жүзінде
Құжаттарды микрофильмдеу түпнұсқаның да, ондағы ақпараттырдың да сақталуын қамтамасыз
Ақпараттарды сақтау мәселесі сақтық микроформалар қорын жасау оларды мұрағат
◊ Тұтынушыларға мейілінше ұзақ уақыт сақтауға жататын құнды немес
◊ Әрбір түпнұсқа бір-бір реттен ғана көшіріліп, одан
Микрогеография құжаттарды өңдейтін және оларға қол жеткізуді қамтамасыз ететін
СОМ – технология. Бұл технологияны қолдану кезінде микрографияның жаңа
СОМ – технологияның артықшылықтары:
микроформаларды сақтау үшін ақпараттарды микроформаға түсірілген қағаз құжаттарды сақтауға
микроформалар жүздеген жылдар бойы сақталады. Әрі олар ерекше жағдай
құжаттың микроформадағы көшірмесімен қатар электрондық бейнесінде болады, бұл ақпаратты
СОМ – технология (Сomputer Оutput Мicrofilmi/g) – бұл құжаттардан
Қазіргі кезде рулондық үлдірге де, микрафишаға да басып шығара
СОМ-ды қағаз құжттарға лайықты сканермен қосымша жабдықтай отырып, пайдаланушы
Бос алаңның аздығынан және арнайы талаптарға сәйкес, құжаттарды классикалық
Микрофомаларды басып шығару тұйық циклде жүргізіледі. Жабдықтaрдың бүкіл кешенін
СОМ – технологияның қолдану микрографияның жаңа мүмкіндіктерін ашады, микроформада
Сақтық құжаттары мен олардың қолжанысқа арналған көшірмелерге әзірлеуге қазіргі
Құжаттарды мұрағаттағы орындарынан қозғамай-ақ электронды нұсқаларын жолдауға болады. Электронды
Электрондық мәліметтер базасы серверде сақталады және сенімді болу үшін
Қалыптасқан критерийлерге байланыста және мұрағатт құжаттары бағыттарына сәйкес түпнұсқалар
Бұл шешімнің ерекшілігі сол, мұнда мұрағат серверіндегі электрондық құжаттардың
Кез келген құжат айналымында ақпараттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатымен
Құжаттардың есепке алуын қамтамасыз ету
2.2.1.Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар
Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге
Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл
Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына
Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар
Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау
Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты
Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке
Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі
Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі
Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді
Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер
Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау
2.2.2. Мұрағаттық қорлардағы құжаттарды есепке алу ұғымы және негізгі
Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының
Қазақстан Республикасының 1037-2001 жылғы стандартында мұрағат құжаттарын есепке алу
Мұрағат материалдарын есепке алудың ұстанымдық негізі оларды сақтау мен
Құжаттардың ең үлкен кешені – Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағат
Мұрағат материалдарын есепке алу кешендер бойынша құжаттарды ұйымдастыру мен
Есепке алу есептеу жүйесіндегі әрбір кешеннің өз звеносына сәйкес
Құжаттардың алғашқы кешені іс қағаздарын есептеу жүйесінің бастапқы мөлшері
Есепке алу жүйесінің барлықұ топтарына барлық сақтау топтарының сәйкес
Мұрағат ісін орталықтандыру құжаттарды орталықтанған есепке алудың алғы шартын
Құжаттардың кез келген кешенінің құрылымы мен көлемі тұрақты емес.
Тұрақты қорлары бар мемлекеттік мұрағаттарда құжаттарды есепке алу жүйесі
Сондай-ақ, ережеде мемлекеттік мұрағаттар міндетті түрде жүргізу үшін есепке
түсім құжаттарын (кіріс құжаттарын) есепке алу кітабы;
қорлардың тізімі, қорлардың парақтары, тізімдемелер, істердің ішкі тізімдемесі;
істердің растамалық жазулары;
құжаттардың микросуреттерінің көшірмелерінің кіріс кітабы;
мұрағаттың паспорты;
қордың ісі.
Мемлекеттік мұрағаттарды сақаталтын құжаттардың сипатына қарай жүргізілуі мүмкін есепке
тізімдімілердің реестрлері (тізілімдері)
басқа мұрағаттарға берілген қорлардың есепке алу кітабы;
қорлардың құрамы мен көлеміндегі күнделікті өзгерістерді есепке алу кітабы
Құжаттардың түсім кітабы – мұрағатқа түскен материалдарды бірінші рет
Хронологиялық дәйектілік кітабынан түсімдердің барлығы бұл қор бойынша бірінші
Істер тізімдемесі – мұрағаттық қордың істерінің тақырыптарының жүйелендірілген тізімі,
Тізімдемелердің негізінде мұрағаттық шифрды анықтайтын істердің тұрған орны туралы
мұрағаттың қысқартылған белгілері;
қордың нөмірлерінің тізімдемесі, істері;
Мұрағаттық шифр мұрағат материалдарын пайдалану негізінде әрбір істің іздей
материалдарды пайдалану, оларды іс қағаздар жүйесінде пайда болған сәтінен
Осы мақсатпен тізімдеменің арнайы графасында іс жүргізу немесе бұрынғы
Мұрағат материалдарын есепке алуда әрбір тізімдеменің соңында немесе томдардан
Мұрағатта тізімдемелердің саны көп болған жағдайда, сонымен бірге тізімдемелердің
реттік нөмірлері;
қордың нөмірі;
тізімдемелер, тізімдемелердің аты;
тізімдемеге енгізілген материалдардың шекті жылдары;
істердің саны, тізімдемелер данасының саны;
шығарылу туралы белгі;
ескертулер.
Мекменің, ұйымның, кәсіпорынның жеке тұлғаның іс - әрекеті нәтижесінде
Сондықтан, істердің құрамын есепке алу парақтарды нөмірлеу арқылы жүргізіледі
Әрбір істің соңына жеке таза параққа растау жазулары жасалады,
Мұрағат паспорты – мұрағатта сақаталатын құжаттардың көлемі, сақталу жағдайы,
Мұрағат паспорты жыл сайын келе жатқан жылдың 1 қаңтарында
2.2.3.Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау.
Есептік құжаттар бірінші кезектегі маңызы бар материалдар болып табылатындықтан,
Кіріс кітаптарының, тізімдердің, қорлардың парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік
Мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың мұрағатында құжаттарды есепке алудың негізгі
істердің тізімдемелері;
қорлар;
тізімдер;
қорлардың парақтары;
мұрағаттың паспорты.
Әрбір қорға қордың ісі жүргізіледі. Істер ең алдымен тізімдемелер
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек нөмірленеді. Қорлардың тізімдері
Ведомстволық мұрағат қорының парағында қордың атауы толық оның барлық
Мемлекеттік мұрағаттағыдай қордың парағы тізімдемелерді есепке алу үшін қолданылады.
Қорлардың парағы негізінде мұрағатта жыл сайын мұрағат паспортының үшінші
Қорлардың парағы негізінде мұрағат органына жіберілетін қордың карточкасы толтырылады.
Мемлекеттік мұрағаттардағы істердің нақты бар екендігін немесе жоқтығын және
тізімдемелердегі қорытынды жазбаларға және сипаттамалық мақалаларға сәйкес істердің нақты
өшуге айналған мәтіндері бар, қайта қалпына келтіруді, қайта түптеуді,
Құжаттардың нақты бар екендігін және жағдайын тексеру мұрағаттарда барлық
Қорларды тексерудің кезектілігі материалдардың маңыздылығына сйкес анықталады. Сирек кездесетін
Ведомстволық мұрағаттардың құжаттарын есепке алудың ерекшелігі олардың мемлекеттік мұрағат
Стихиялық апат жағдайында, қорлардың түгел орнын айыстыру құжаттардың жоғалып
Тексеру парағы тікелей тексеру барысында әрбір тізімдемеге жеке толтырылады.
Істердің нақты бар болуын тексеру барысында тігуге келмейтін (көркемдік
Тексеруді аяқтағаннан кейін тізімдемеге «Тексерілді 20___ ж» деген белгі
тізімдемеге енгізілген істердің саны жоқ болып шыққан істердің саны;
тізімдемеде белгіленбеген литерлі нөмірлер дұрыс салынбаған істер;
нақты бар іст ердің саны;
тігуді, дизенфикациялау, қайтав қалпына келтіруді, өшуге арналған мәтіндерді орнына
Актімен бір мезгілде қажет болған жағдайда есептеу негізіндегі жіберілген
Тексеру барысында тізімдемеге енгізілгене істердің жоқ болып шығуы, құжаттарды
Осылайша құжаттардың бары не жоқтығын тексеру мұрағат материалдарын сақталуын
2.3.Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталы мен есепке алуын қамтамасыз ету
«Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы - өзінің
Барлық жинақтаушы зейнетақы қоры салымшылармен жұмысты зейнетақы келісімшарты, аударым
Қор Мұрағаты қазіргі кезде құжаттардың негізгі екі тобынан: келісмшарттар
«Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы келісімшарттар картотекасының
Картотека құжаттардың есепке алу Универсал + бағдарламалық модулі арқылы
Мұрағатта қағаз негіздегі құжаттарды сақтауға байланысты барлық қажетті жағдайлар
Картотека құжаттары көлемінің тұрақты түрде өсіп отыруына байланысты бос
«Ұлар Ұміт» Жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы Мұрағаттының Картотека
2.4. Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және
Ұйым атауы көрсетілген мөрлер, мөртабандар мен бланкілер міндетті түрде
Ұйым атауы көрсетілген ммөрлдерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу
Жарамсыз бланкілер оларға акті жасау арқылы жойылады және бұл
Бланкілерді жедел полиграфия құралдары арқұылы көбейтуге және көшірмелеуге рұқсат
Құжаттар жасалған сәттен бастап ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсырылғанға дейін
Құрылымдық бөлімшіліредің басшылары мен іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлері
Құжаттардың жедел іздестірілуін қамтамасыз ету үшін барлық істер бекітілген
Сыртқары ұйымдарға істер уақытша пайдалануға ұйым басшысының рұқсатымен беріледі.
Электрондық құжаттарды дербес компьютерде сақтау файлдар түрінде «бір құқжатқа
Электорндық мұрағатқа іс аяқталған соң ғана жіберіледі. Өткен жылдың
Электорндық мұрағат құру үшін құжат жазуға арналған негіздердің мынадай
қатқыл дискілер;
лазерлік дискілер;
МІNI дискілер;
ZIP дискілер;
DAD кассеталар;
стимерлер және т.б.
Электрондық негшізге көшірілдген құжаттар мен істерді есепке алу үшін
құжаттың (істің) реттік нөмірі;
құжат (іс) атауы;
файл атауы;
құжаттың (істің) жойылу күні – уақытша (10 жылға дейін)
құжат негізінің ұйымда белгіленген реттік нөмірі;
ұйым ұйғарымы бойынша белгіленген өзге де жазбалар.
Электрондық негізге аударылған құжаттар мен істерді мәтіндерінде және басқа
пароль;
LPT портымен қатар қолданылатын флеш-кілт;
COM порттың ізімен қолданылатын флеш-кілт;
дискілік кілттер және т.б.
Іс қағаздарын жүргізудің дәстүрлі қағаз негіздері жүйесінде белгіленген барлық
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын электрондық құжаттар,
Қатарынан бірқатар жылдадың құжаттарын қамтитын іс жиынтық тізімдеменің тиісті
Тұрақты сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істер жиынтық
мұқаба парағы;
мазмұны (тақырыптары);
алғысөз;
қысқарған сөздер тізімі;
қорытынды жазба.
Мұқаба парағына мынадай мәліметтер қойылады:
мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы;
мұрағат нөмірі, аты және атына байланысты өзгерістер;
істер жиынтық тізімдемесінің нөмірі және аты;
өндірілген іс тақырыптарының шектік даталары;
істер жиынтық тізімдемесі тарауының жасалу орны және жасалған уақыты.
Тұрақты сақталатынжәне жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемесі тарауларының
алғысөз;
қысқарған сөздер тізім (ол бар болса);
ұйым құрылымдық бөлімшелер (қызмет бағытттары) атаулары жиынтық тізімдеменің әрбір
Алғысөзде іске енгеншектік даталарды қамтитын кезеңге байланысты мыналар мазмұндалады:
Қорытынды
Менің курстық жұмысымның тақырыбы – құжаттардың сақталуы мен есепке
Сақтауға жататын барлық құжаттар дұрыс дәрежеде сақталуы керек, атап
Барлық құжаттар, олардың меншік нысандарына қарамастан, орталықтандырылған мемлекеттік есепке
Курстық жұмысымның ең соңында құжаттардың келуі мен шығуын есепке
Менің ойымша мен өзімнің курстық жұмысымның тақырыбын жан-жақты ашып,
1 – қосымша
Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабының үлгісі
________жылы барлығы__________________________ сақтау бірлігі түсті, соның ішінде ________________________________________________
(санмен және жазбаша)
(7, 8, 9, 13-бағандар бойынша қорытынды мәліметтер жеке-жеке көрсетіледі);
(санмен және жазбаша)
(10,11,12,14-бағандар бойынша қорытынды мәліметтер жеке-жеке көрсетіледі).
Қорытынды жылдық жазбаны жасашы
қызметкер лауазымдық атауы
(қолы)
Ведомстволық мұрағат басшысы ______________________ толық
(қолы)
Уақыты
2– қосымша
Сипатталмаған құжаттардың есебін алу
Жазылу уақы ты Құжаттардың түсуіне немесе шығуына негіз болған
Істер, құжат тар, парақ тар саны Құжаттардың уақыт аралығы
1 2 3 4 5 6 7
3– қосымша
Сипатталған құжаттардың есебін алу
Жазылу датасы Істердің жиынтық тізімдемесінің нөмірі Істердің жиынтық тізімдемесі
Істер Шығаруға негіз болған құжат (аты, уақыты, нөмірі) Соның
Соның ішінде
Істер Уақыт аралықтары
Тұрақты сақтаудағы Жеке құрам бойынша
Істер Уақыт аралықтары Істердің жиын тық тізімдемесі бойынша
1 2 3 4 5 6 7 8 9
4– қосымша
Сақтық қоры құжаттары тізімдемесінің үлгісі
БЕКІТІЛДІ
уәкілетті орган СТК-ның
_____жылғы «__»______
№___ хаттамасы бойынша
БЕКІТЕМІН
Ұйым басшысының лауазымдық атауы
________ Толық
(қолы) аты-жөні
Уақыты
Сақтық қоры сақтау бірлігінің нөмірі Құжаттардың көшірме леген уақыты
Мұрағат қорларының нөмір лері Істердің жиынтық тізімдемесінің нөмірлері Істер
1 2 3 4 5 6 7 8
_______ жылдың 1 қаңтарна дейін осы тізімдемеге № ______-ден
барлығы __________________ сақтау бірлігі, соның ішінде:
(санмен және жазбаша)
Арнайы нөмірлер:
Қалып кеткен нөмірлер:
Сақтық қоры шағынфильмдердің____________________ кадры ендірілді.
(санмен және жазбаша)
______________________ сақтық бірлігі көшірмеленеді.
(санмен және жазбаша)
Тізімдемені жасаушы
тұлға лауазымының атауы ________________ толық аты-жөні
(қолы)
Ведостволық мұрағат
басшысы
(қолы)
Уақыты
МАҚҰЛДАНДЫ
Ұйым ОСК-ның (СК-ның) ______жылғы «__»_______№___
хаттамасы бойынша
5-қосымша
Істердің мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға қабылдап алу актісінің үлгісі
БЕКІТЕМІН
Ұйым басшысының лауазымдық атауы
________ Толық
(қолы) аты-жөні
Уақыты
БЕКІТЕМІН
Мемлекеттік мұрағат басшысы лауазымының атауы
________ Толық
(қолы) аты-жөні
Уақыты
№ ____АКТІ
Жасалған орны
Істерді маемлекеттік мұрағатқа
ұрақты сақтауға қабылдап алу
____________________________________________________________________________________
(Акітге негіз болған жәйттер: құжаттарды уақытша сақтау мерзімінің өтуі,
__________________ байланысты _____________________тапсырады;
(ұйымның ресми атауы)
ал ______________________мынадай істермен _______________жылдар
(мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы)
Істердің сақтық көшірмелерін және оларға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты тұрақты
№ р/с Істердің жиынтық тізімдемесі атымен № Істер жиынтық
1 2 3 4 5 6
Барлығы ______________________іс, оның ішінде _______________________
__________________________________________________________________
(санмен және жазбаша)
Сақтық көшірмелері қабылданды.
Тапсырғандар:
Тапсырушылардың лауазымдық атаулары
Қолдары және толық аты-жөндері
Уақыты
Қабылдағандар:
Қабылдаушылардың лауазымдық атаулары
Қолдары және толық аты-жөндері
Уақыты
Пайдаланылған әдебиеттер:
Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 6 (30) 2009;
Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 5 (41) 2010;
Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» № 10 (22) 2008;
Журнал «Қазақстандағы іс қағаздарын жүргізу» №7 (03) 2007;
Ведостволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері;
«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» Қазақстан Республикасының Заңы;
Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты
«Мұрағат ісі». Оқу-әдістемелік құрал. Астана. 2010. Алимжанова А.Б.;
www.google.kz
50
