Хаттарды рәсімдеуде қойылатын талаптар курстық жұмыс
мазмұны
Кіріспе..........................3
І. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың өзге түрлеріне сипаттама
1.1. Ақпараттық іскерлік құжат және алқалы органның құжаттары, олардың деректемелері..............................5-10
1.2. Хаттардың түрлеріне жалпы сипаттама.............11-15
ІІ. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын талаптар
2.1. Кіріс және шығыс хат-хабарларын ресімдеу, өткізу, қарау..................16-21
2.2. Жауапты хаттар жобаларын дайындау тәртібі.....................22-24
2.3. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын бақылау.........25-27
Қорытынды..................28
Пайдаланған әдебиеттер тізімі.......................29
Жұмыс түрі: Курстық жұмыс
Жұмыс көлемі: 31 бет
Пәні: Соңғы қосылған курстық жұмыстар
-----------------------------------------------------------------------------------
КУРСТЫҚ ЖҰМЫСТЫҢ ҚЫСҚАРТЫЛҒАН МӘТІНІ
мазмұны
Кіріспе....................................................................................................................3
І. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың өзге түрлеріне сипаттама
1.1. Ақпараттық іскерлік құжат және алқалы органның құжаттары, олардың
1.2. Хаттардың түрлеріне жалпы сипаттама.................................................11-15
ІІ. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын талаптар
2.1. Кіріс және шығыс хат-хабарларын ресімдеу, өткізу, қарау..................16-21
2.2. Жауапты хаттар жобаларын дайындау тәртібі.......................................22-24
2.3. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын бақылау.............................................25-27
Қорытынды............................................................................................................28
Пайдаланған әдебиеттер тізімі.............................................................................29
Қосымшалар
Кіріспе
Тақырыптың өзектілігі. Ақпараттық-анықтамалық құжат жарияланбайтын яғни бір ғана пайдалануға
Ақпараттық-анықтамалық құжаттар көбіне басқарушылық, ал олардың жиынтығы – басқару
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға анықтамалар, баянхаттар немесе түсініктемелер, актілер, әртүрлі хаттар
Анықтамалық-ақпараттық құжаттар ұйымдық-құқықтық және өкімдік құжаттарға қарағанда қызметтік рөл
I. Тарау. Анықтамалық-ақпараттық құжаттардың өзге түрлеріне сипаттама
1.1. Ақпараттық іскерлік құжат және алқалы органның құжаттары, олардың
Ақпараттық іскерлік құжаттарға баяндама, есеп, баяндамалық жазба,анықтама, мәлімет, шолу,
Алқалы органның құжаттары - ол хаттамалар, стенограммалар, анықтамалар.
Қызметтік хат - ақпарат алмасудың және мекеме мен ұйым
Ақпараттық - анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар,
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттар, өтініш хаттары,
Жоғарғы мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау,
Хаттар арнай қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаушы,
Хат мәтіні, әдеттегідей екі бөліктен тұрады. Алдымен хатты жазуға
Мәтінді құрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пайдаланылады: өтініш, өтінеміз, кәсіпорын
Ақпараттық - анықтамалық құжаттар
Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады.
Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі
Кей жағдайда хат мөрімен куәландырылады.
Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның
Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және
Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі
Белі оң жақтан «қабылдаушы» мен «мәтін» деректемелерінің аралығына
Хаттың негізгі реквизиттері :
жіберуші ұйымның атауы мен мекен-жайы;
нөмірі мен жады;
алушының атауы мен мекен-жайы;
хаттың тақырыбы;
себеп болған хаттың нөмірі мен жады; жауап жазуға
хат мәтіні;
беттер саны көрсетілген қосымшаның тізімі;
орындаушының визасы (көшірмедегі қолы)
хаттар стандатты басылған бланкіге немесе таза ақ қағазға жазылуы
Олар екіге бөлінеді:
жауап қайтару талап етілетін хаттар (сұраныс, ұсыныс, талап, растау,
жауап қайтару талап етілмейтін хаттар (ақпараттық хат).
Жеделхаттар байланыстың басқа түрлері адресатқа ақпаратты уақытында жіберуді қамтамасыз
Жеделхаттың ішіне мыналар кіреді: қай категорияға жататыны туралы белгі
Жеделхаттар сондай-ақ тапсырылғанын ескертетін, талап ету бойынша алатын, қабылдаушының
Жеделхаттар мен телехаттар арнайы баспахана қағаздарына толтырылады, олар жоқ
Оның мәтініне ерекше телеграф стилі тән: көмекші сөздер, шылаулар,
Халықаралық жеделхаттар орыс және латын шрифтерімен басылады, халықаралық жеделхат
Халықаралық жеделхаттың мекен-жайы бөлімінде жеделхаттың категориясы туралы белгі, қабылдаушының
Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні, орындаушының
Телефонограммалар бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол
Телефонограмманы бергенде мынадай ұсыныстарды ескерген тиімді:
- қарапайым және жедел хабар беру;
- жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру;
- қисыныкүрделі мәтіндерді жібермеу;
- сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау;
- ұсынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру.
Әдетте, телефонограмма арқыл кеңеске, кездесуге, т.б. шақыру жіберіледі.
Телефонограммалар - адресатқа телефон арқылы берілетін жедел хабарлама. Ол
Анықтамалар - фактіні, оқиғаны суреттейтін немесе бекітілетін ақпараттық сипаттағы
Анықтама жоғары тұрған органның немесе лауазымды адамның нұсқауымен жазылады.
Мекеменің өз ішіне қажет анықтамаға мекеме басшысы қол қояды.
Жеке адамға байланысты анықтамалар (мекемедегі жұмысы, лауазымы, оқуы, тіркелімі,
Жеке сипаттағы анықтамалар бланкіге дайындалып, келесідей реквизиттерге: құжат түрінің
Баяндамалық, түсініктемелік және қызметтік хаттар мекеме немесе оның құрылымдық
Баяндамалық хат авторының не жетекшісінің нұсқауымен құрылады. Баяндау хат
Ұйымның өз ішіне арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған
Баяндау хат мекеменің атынан жоғарғы жаққа арналса, машинкіге басылып
Баяндамалық хаттар ішік және сыртқы болып бөлінеді. Ішкі хаттар
Түсініктеме хат орын алған оқиға, факті, әрекетті немесе жетекшінің
Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады. Онда кәсіпорынның, құрылымдық бөлімшенің
Мекемеден тыс шықпайтын түсініктеме хат бланкіге дайындалады немесе А4
Егер түсініктеме немесе қызметтік хат мекемеден тыс жіберілсе, оны
Хаттама- жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені
Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар, стенография, фонография, конспект
1.2. Хаттардың түрлеріне жалпы сипаттама
Іскерлік хат
Іскерлік хат – кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы әлеммен негізгі
Хатты жылдам әрі сауатты дайындау үшін қазіргі кездегі ресми
Қызметтік хаттар – бұл іс құжаттарының ең көп тараған
Хат мазмұны және мақсаты бойынша ақпараттық, кепілдік, рекламациялық (наразылық),
Ақпараттық хаттар хабарлау, өтіну, есіне салу, ұсыныс және т.б.
Кепілдік хаттар ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен
Рекламациялық (наразылық) хаттарда келісім-шарттың немесе шарттардың талаптарын басқа тараптың
Коммерциялық хаттар келісім-шарттар жасау және орындау кезінде жазылады, оларда
Сұрату хаттарда контрагенттен қандай да бір фактіні немесе
Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі
1. Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді, оның жалпы
2. Қызметтік хаттың құрамына мынадай деректемелер кіреді:
- адресат;
- күні;
- құжаттың индексі;
- мәтіннің тақырыбы;
- мәтін;
- қосымшаның бар екендігі туралы белгі (бар болса);
- қолы;
- орындаушының аты-жөні мен телефоны.
3. Хат тек бір нәрсе туралы ғана жасалады, мысалы,
4. Іскерлік хаттың ұсынылатын көлемі – 2 беттен аспағаны
5. Хат екі данада ресімделеді, хаттың түпнұсқасы мекеменің бланкісінде
6. Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты лауазымдық
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасы
немесе
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
Адресат атауынан кейін оның почталық мекен-жайы көрсетілгені жөн:
ҚР Әділет министрлігі
Заң басқармасының бастығы
А. Омаровқа
480035, Астана
Кенесары к-сі, 12-үй
7. Егер бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталған болса,
8. Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Хаттың
9. Хаттың мәтінін екі бөлікке – кіріспе және негізгі
- кіріспе бөлікте хат жазуға себеп болған нәрсе көрсетіледі,
- негізгі бөлікте хаттың негізгі мақсаты тұжырымдалады.
Мысалы:
Кіріспе бөлік: «»
Негізгі бөлік: «»
Көпшілік қызметтік хаттардың кейбір сөз орамдары бірдей болып келеді,
10. Қолы деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сәйкес жүргізіледі.
11. Орындаушының фамилиясы мен телефоны деректемесі бланктің беткі
Әр хаттың өзіндік мақсаты бар, сондықтан ол осындай мақсатқа
Сыпайылық пен дәлдік іскерлік хат-хабарлардың ажырамас бөлігі болып табылады.
Іскерлік хаттарды дайындау барысында мына жайды есте ұстау керек,
Жолдама хат
Жолдама хат – құжаттар хатпен бірге қоса жіберіліп отырғандығы
Жолдама хат жіберілген құжаттар жөнінде түсінік беру үшін немесе
Жолдама хаттың мәтіні өте қысқа, әрі тақырыпсыз жазылады.
Баян хат
Баян хат – ақпараттық-анықтамалық сипаттағы құжат. Ол бұл хатты
Мазмұны мен мақсатына байланысты баяндау хат бастама (ұсыныс жасау,
ІІ. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын талаптар
2.1. Кіріс және шығыс хат-хабарларын ресімдеу, өткізу, қарау
Министрлікте іс жүргізу, Министрлікке келіп түсетін хат-хабарларды өңдеу, тіркеу
Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен, Парламенті мен Премьер-Министрі Кеңсесінен
Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен, Парламенті мен
Мемлекеттік органдардан қағаз және электронды тасығыштарда түскен құжаттар бірдей,
шығыс нөмірі мен күні;
Президенттің, Президент Әкімшілігінің, Парламенттің, Үкімет пен Премьер-Министрдің, оның орынбасарлары
орындаушының тегі және оның телефон нөмірі;
орталық мемлекеттік органның бірінші басшысының, немесе
Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі, Парламенті мен Премьер-Министр Кеңсесінің хат-хабарларынан
Министрлікке келіп түсетін хат-хабарлар күні мен қабылданған уақыты көрсетіле
Осы Регламентте белгіленген тәртіпте қабылданған құжаттарды құжаттамалық қамтамасыз
Министрге және вице-министрлерге: жеке өздеріне жіберілген хат-хабарларды;
Жауапты хатшыға: Президенттің актісін, Премьер-Министрдің актісін, Президент Әкімшілігінің,
құрылымдық бөлімшелердің басшыларына: қайтадан түскен нормативтік құқықтық актілердің жобаларын,
Жауапты хатшы қарайтын жедел хат-хабарлардың көшірмелері сонымен бір мезгілде
Мыналар басым және жедел түрде қаралады:
Президенттің Министрлікке тапсырмалар берілетін актілері;
Министрлікке тапсырмалары бар Үкіметтің қаулылары, Үкімет мәжілістерінің хаттамалары, Премьер-Министрдің
тапсырмалар, соның ішінде Президентте, Президент Әкімшілігінің басшылығында, Премьер-Министрде, оның
прокурорлық қадағалау актілері;
Министрлікке келісуге келіп түсетін нормативтік құқықтық актілердің жобалары;
Парламент депутаттарының сауалдары, Парламент депутаттарының бастамасымен жасалған заң жобалары.
Қазақстан Республикасының Статистика агенттігінен келіп түсетін статистикалық деректер мен
Жауапты хатшы кіріс хат-хабарларын оған түскен күні, ал жеделдерін
Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі хат-хабарларды тіркеуді, бөлуді, ресімдеуді және
Жауапты хатшы, Вице-министрлер бақылау тапсырмалары бойынша орындаушыларды анықтағаннан кейін
Маман сондай-ақ тікелей бланкте құжаттың қай нөміріне тапсырма берілгеніне
Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжаттардың көшірмелері барлық
Құжаттың түпнұсқасы Министрлік басшылығының бұрыштамасында жауапты орындаушы ретінде көрсетілген
Жауапты хатшы мен вице-министрлердің бұрыштамалары бойынша бір құжат
Жауапты хатшының бұрыштамасы болмаған, ал бірінші орындаушыны бірнеше вице-министр
Министрлік басшылығы құрылымдық бөлімшелерге жіберген құжаттарды беру Құжаттамалық қамтамасыз
Құрылымдық бөлімшелер арасында хат алмасуды құжаттың нөмірін тізімдемеге енгізе
Жауаптардың мәртебесі бойынша қағаз тасығыштағы қол қойылған құжатқа
Құрылымдық бөлімшелердің іс жүргізушілері жұмыс уақыты кезінде
Құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттардың сапалы орындалуын, орынбасарлары құжаттардың уақытында
Шығыс хат-хабарларын дайындау, келісу және ресімдеу «Әкімшілік рәсімдер туралы»
Құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттың, адресат деректемелерінің, соның ішінде Қазақстан
Шығыс хат-хабарлары, нормативтік құқықтық актілердің жобаларын қоса алғанда, Қазақстан
Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі орындаушылар көрсеткен мекенжайларға сәйкес шығыс
Шығыс хат-хабарлары Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне ол жіберілетін
Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі құрылымдық бөлімшелердің сұраныстары бойынша белгілі
Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі түсетін хат-хабарлардың сипаты мен санын
2.2. Жауапты хаттар жобаларын дайындау тәртібі
Министрлікте Заңдардың, Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің, Премьер-Министрінің және
Нормативтік құқықтық актінің әзірленген жобасына (бұдан әрі – жоба)
Жобаны сапалы әзірлеуге, жоба мәтінін жазу стилі талаптарының
Алдын-ала тексеру қорытындылары бойынша Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі жобаны
Әзірлеуші құрылымдық бөлімше Министрліктің мүдделі құрылымдық бөлімшелерімен бірлесіп
Жобаны жұмыс тәртібінде Премьер-Министрдің Кеңсесінде пысықтаған кезде пысықтау
Қазақстан Республикасы Үкіметі қаулыларының жобалары Қазақстан Республикасының Премьер-Министрінің
Министрліктің құрылымдық бөлімшелері тұрақты негізде олар әзірлеген және (немесе)
Құрылымдық бөлімшелердің заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілерінің мониторингісі бойынша
Қызметкерлерді тағайындау және босату жетекшілік ететін вице-министрлердің міндетті қол
Қызметкерді жоғарыда тұрған лауазымға тағайындау немесе оны басқа құрылымдық
Құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлерін іссапарларға жіберу Жауапты хатшының келісімі бойынша
Министрліктің ұйымдастыру-өкімдік актілеріне, оның ішінде негізгі қызмет пен жеке
Құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлерін іссапарға жіберу бойынша бұйрықтарды кадрлық қызмет
2.3. Хаттарды рәсімдеуде қойылатын бақылау
Министрлікте тапсырмалардың уақтылы және сапалы орындалуын бақылауды ұйымдастыру
Министрлікте құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру тәртібі іс жүргізу жөніндегі
Министрліктің бақылау субъектілері болып табылатындар:
Апта сайын құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асыратын Жауапты хатшы;
күн сайын өздері басқарып отырған құрылымдық бөлімшелер құжаттарының орындалуын
бақылауға алынатын құжаттарды уақтылы тіркеуді және бақылауға қоюды қамтамасыз
Министрліктегі атқарушылық тәртіптің жай-күйі мен бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзіміне
Бақылаудағы құжаттардың мерзімі мен өту тәртібі іс жүргізу жөніндегі
міндеттерді бөлуге сәйкес бақылаудағы құжаттарды орындау үшін дайындалған құжаттарды
Қазақстан Республикасының Парламентіне, Президент Әкімшілігіне және Премьер-Министрдің Кеңсесіне жіберілетін
басқа мемлекеттік органдарға жіберілетін хаттарға, Министрліктің құзыретіне енетін мәселелер
Министрліктің арнайы веб-сайттарында хат-хабарлардың өтуіне байланысты рәсімдердің ашықтығын қамтамасыз
Министрліктегі құжаттардың орындалуы мен өтуі мерзімін бақылауға жауапты құжаттамалық
Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі басшысының тегі, аты, әкесінің аты,
сенім телефонының нөмірі;
Министрлік басшылығының азаматтарды қабылдау кестесі;
заңнамаға сәйкес өзге де ақпараттар.
Қорытынды
Келіп түскен құжаттарды қабылдау, өңдеу және өткізу тәртібі:
- мекемеге келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және
- келіп түске хат- хабарларды қабылдауды, өңдеуді ашу,
- мекеменің орталық ақпараты бөлімшелеріне келіп түскен хат- хабарларды
- келіп түскен хат- хабарларды сақтау мақсатында бөлек бөлмелерде
Хаттарды рәсімдеудегі талаптарды тақырыбындағы курстық жұмысымды қорытындылай келсек оның
Пайдаланылған әдебиеттер
1. Абчук В.А., Интансификация.
2. Алдашева А., Ахметжанова З., Кадашева К., Сүлейменов Э.
3. Андреева В.И., Делопроизводство. Москва, 1999.
4. Архипов В.А., Организационно-распорядительная документация. Москва, 1983.
5. Әділбек Ж., Іс жүргізу.
6. Басков Д., Основы делопроизводства. Ростов-на-Дону, 1997.
7. Бурнашова Г.А., Делопороизводство. Москва, 1981.
8. Государственная система документационного обеспеспечения управления. Москва, 1991.
9. Грунский И.Е., Руководитель сфера деятельности.
10. Документация управленческая, единые правила составления и оформления документов
11. Документы. Делопроизводство (учебник). Москва, 1981.
12. Долгих Ф.И., Единая государственная система делопроизводства (основные положения).
13. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Алматы, 2004.
14. Иноземцев З.П., Методические материалы по делопроизводству. Москва, 1971.
15. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Документное обеспечение управления. Новосибирск,
16. Кудряев., Организация работы с документами. Москва, 2001.
17. Кузнецова Н.П., Документоведение и документационное обеспечение управления. Москва,
18. Кушнаренко Н.Н., Документоведение. Киев, 2003.
19. Қазақстан Республикасының Ұлттық банкінде іс қағаздарын жүргізу ережесі.
20. Қазақша-орысша,орысша-қазақша сөздік. Іс жүргізу және мұрағат ісі.
21. ҚРСТ 1042-2001 Қазақстан Республикасының стандарты. Ресми басылым.
22. Құрманова Б.Ж., Кадрлық құжаттама. Оқу құралы. 2006.
23. Лихачев М.Т., Организация делопроизводства. Москва, 1986.
24. Мемлекеттік тіл: теминалогия, іс қағаздары мен БАҚ. Астана,
25. Салагаев В., Шалабай Б., Іс қағаздарын жүргізу. Алматы,
26. Скала В.И., Должностные инструкций.
27.Скала В.И., Скала Б.В., Скала Н.В., Делопроизводство в Республике
28. Стенюков М.В., Делопроизводство. Конспект лекций. Москва, 2002.
29. Стенюков М.В., Документы. Делопроизводство. Москва, 1995.
30. Стенюков М.В., Образцы документов. Москва, 2000.
31. СТРК 1037-2001 Делопроизводство и архивное дело, термины и
32. Типовые правила документирования и управления документацией в государственныхорганизациях
33. Юсуп Ж., Құжат тілі. Астана, 2000.
34. www.rambler.ru
35. www.yandex.ru
Қосымша 1
Баянхаттың үлгісі
«Арқау» ЖШС-нің директору
Н. Асановқа
БАЯНХАТ
07.02.2007 ж. № 15
№ 105/4 тапсырысты қосымша
қаржыландыру туралы
2007 жылдың І тоқсанында полиграфия қызметтерінің бағасының өсуіне және
Бөлім бастығы Жеке қолы Т.
Түсініктеме
Қосымша 2
СЕНІМХАТ
___________ қ., _____________ ж.
Мен, _____________, жеке куәлік __________, мекен-жай: ____________. өзімнің жалақымды
_____________ ж.
(аты-жөні, қолы)
Толық сенімхат
СЕНІМХАТ
___________________________________________________________________
(сенімхаттың берілген жері және күні жазумен)
Мен, ________________________________________ мекенжайында тұратын азамат _____________________________________________________,
жеке куәлік №. ______________, _________________________ жылы _____________________ берген, ________________________________________
Сенімхат үш жыл мерзімге берілді.
Осы сенімхатты мен, __________________________________________, ____________________________________________________________________
(нотариалдық кеңсенің атауы, лицензияның №, берілген күні)
нотариусы _____________ __ ж. растадым.
Сенімхатқа менің қатысуыммен азамат ___________________________ қол қойды. Жеке басы
Сенімхаттың мәтінін нотариус дауыстап оқыды.
№ ____________________ тіркемеге тіркелді.
Тариф бойынша: ______________ теңге алынды.
Нотариус: _______________________ (қолы)
32
